保険まっぷ

保険会社が発行する書類

紙!紙!紙!

保険会社は大量の紙を消費する業種です。お客様に対して発行するものだけでも保険証券、申込書、見積書、ダイレクトメール、パンフレット等が挙げられます。代理店向けには打ち合わせの資料だったり、保険の勉強会の資料だったりを配布していますし、勿論社員が日々の業務で使用する紙もあります。とにかく大量の紙を使用するため、環境対策の一環として保険証券がインターネットで閲覧できるようになったり、契約がタブレット上で完結する等工夫がなされていますが、それでも紙の消費量は多いです。しかも保険の改定があるとパンフレット内容や申込書の体裁が変わりますから、未使用であっても破棄しなければならないものがあります。今回はそんな保険会社が発行する書類にはどのようなものがあるのか、裏話も含めてお話します。

保険証券

契約後1週間程度で発行される、契約内容を証明するもの、それが保険証券です。前述の通り近年はインターネットで閲覧することも出来るようになりました。通販系ではWEB証券にすると500円割引!と謳っている会社もありますね。基本的には契約が終了すると代理店もしくは保険会社で計上という作業を行います。申込内容に不備がなければ計上はすぐ終わり、証券発送という流れになります。ちなみに私の勤務していた会社では、計上した日の翌営業日に郵便局に証券入りの封筒を持ち込んでいました。東京から発送でしたので、都内だったら2日後くらいには着いていたはずです。もし証券がいつまで経っても届かないとなれば、次の2つを疑って下さい。①申込書類に不備がある②住所が誤っている①は提出した書類内容に不備や確認事項があり、計上が完了していない状態です。計上ができない場合、代理店経由で契約者に問い合わせが来るはずですので、代理店から連絡が来ていないかどうか確認してください。代理店から何の連絡も来ていないのに証券が来ないのであれば、代理店が忙しくて問い合わせを忘れている可能性もあるので、証券が来ない旨を連絡してみましょう。②は計上が完了し、証券発送作業が完了しているにも関わらず配達ができていないという状態です。配達ができていない理由は郵送中の紛失、誤配、住所誤り等色々な理由が考えられます。郵送中の紛失や誤配に関しては郵便局に確認しなければ分かりませんが、もし住所誤りであれば保険会社か代理店に確認すればすぐ分かるはずです。自分の住所を間違うわけないでしょ!と思うかもしれませんが、実はマンションの部屋番号が間違っていたり、住所に「様方」を付けるのを忘れていたせいで配達員さんに分かってもらえなかったり等で証券が保険会社に返送になることが稀にあるのです。保険の契約とは、手続きが完了して終わりではありません。証券が手元に届き、その内容に誤りがないかを確認し、しかるべきところに保存をし、そこでようやく完了となるのです。サービスが手厚い代理店であれば、証券が届いた頃にフォローの電話を入れてくれるところもありますが、それに頼らず自分自身でもアフターフォローをしっかり意識しましょう。

控除証明書

毎年秋頃発行される控除証明書。年末調整のためには欠かせない書類ですよね。保険会社宛に来る問い合わせで最も多いのが、紛失による再発行依頼です。ただ再発行するだけならフリーダイヤルでも受付ているのですが、それだと時間がかかるからと、わざわざ最寄りの営業所に電話(時には出向いて)至急の発行を依頼するケースが多いです。「失くしてしまったので再発行して下さい」なら快く引き受けますが、「届いてない。再発行して」と言われるとちょっとイラっとしてしまいますね。一応控除証明書発行対象のお客様にはきちんと発送していますし、万が一返送になった分は代理店が電話連絡をする等でどうにか手元に届くように対応しているので・・・。毎年送られるもので、保管しておかないと分かっていると思うのですが、失くしたやら持ってないやらが絶えないのはどうしてないのでしょうか(涙)あと、未だに火災保険も控除証明書発行の対象だと思っている方はいませんよね?火災保険が控除対象となっているのは最早過去のこと。古い長期契約はかろうじて対象ですが、基本的には火災保険に付帯される地震保険の保険料が控除対象になりますので、毎月支払っている保険料の金額と控除証明書の金額が一致しないのは当然のことなんですよ!!今年もそろそろ発送の時期だと思いますので、是非適切な保管をお願い致します。

パンフレット類

保険会社や代理店が商品説明のために備え付けているパンフレットを、よく見てください。損保だと「○○年△月□日以降始期契約用」と書かれているのが分かるはずです。これは保険が定期的に商品内容を改定させているため、保険の始期にあわせたパンフレットで説明する必要があるため、代理店にも契約者にも分かりやすいように表紙に記載されているのです。同じ会社の自動車保険のパンフレットなのに、何故同じようなものが2つもあるの?と思ったら、それは恐らく始期が異なるものを用意しているせいだと思います。仮に10月1日で保険の内容が変わるとしても、9月30日までに契約したお客様は以前のパンフレットの内容に基づいて契約しているわけですから、代理店としてもすぐ破棄するわけにもいかないのです。店頭に並べずとも、在庫として保存していたりするので、代理店の事務所も意外とパンフレットが山積みだったりします。複数の会社を乗合している代理店は特に大変です。また、代理店によっては、保険会社が用意したパンフレット以外にその代理店が独自に作成したチラシを備え付けているところもあります。代理店が独自の作成したチラシを契約募集に使用する際は、保険会社の検閲を受けなければいけない場合があります。なぜ検閲が必要なのか。それは、お客様に誤解を与える表現を排除するためです。例えば「A社の事故対応は業界NO.1」という文言があったとしましょう。何を以ってNO.1と言うのでしょうか?新聞やCMでもこのような表現が使われていますが、それにはきちんとデータ元が書いてありますよね。○○のアンケート集計結果とか、△△のサイトのランキングとか・・・。しかし、このような根拠を出さずに代理店が主観だけでチラシを作成してしまうと、保険業法でいうところのコンプライアンス違反(お客様に誤解を与える行為)に抵触する恐れがあります。基本的には代理店独自でチラシを作成することはせず、既存のパンフレットで対応するようになっています。逆に言えば代理店が独自のチラシを作成しないで済むように、保険会社は自動車保険1つでも色々なパターンのチラシを用意しています。自動車保険の全体像を説明したもの、車両保険に特化したもの、特約に特化したもの、支払い方法に特化したもの、事故対応に特化したもの、等々。パンフレットの種類がやたらと多いのはお客様にアピールしたいことがたくさんあるというのもそうですが、むやみやたらに独自のチラシを作成させないという狙いもあるのです。

書類の保管について

一部の代理店では保険の契約書類を紙で保管すると場所は取るし、個人情報流出の恐れもあることから、契約書類一式をスキャナーで読み取り、パソコンに保存しているところもあるそうです。ご自身では保険に関する書類をどのようにまとめていますか?証券を保管するためのファイルを作ったり、定期的に破棄したりして、いつも最新の証券が取り出せるようにしておくと、有事の際楽ですよ。(災害の時はすぐ避難できます)